프랜차이즈시스템은 가맹본부가 개발한 경영노하우들이며 가맹본부나 가맹점사업자가 상품 및 서비스의 품질과 운영의 일관성을 유지하기 위해 구축하는 것입니다. 여기에는 지적재산권, 가맹계약서에 의하여 인정된 모든 권리, 프랜차이즈에 의해 제공되는 모든 서비스가 포함됩니다.
프랜차이즈 시스템개발프랜차이즈사업은 사람이 아닌 매뉴얼에 의해 운영되는 사업전개 시스템입니다. 점포수가 확대되고 종사원 수가 증가되면 이들의 행동양식이나 접객서비스가 통일되어야 합니다. 프랜차이즈시스템의 정체성을 유지하고 통일성을 확보하기 위해서는 동일한 행동지침이나 규칙이 있어야 합니다.
가맹본부의 효율적인 경영과 가맹점의 효율적인 운영관리를 위해서는 프랜차이즈 시스템화가 필요하며 프랜차이즈 시스템화의 토대가 되는 것이 매뉴얼 입니다. 매뉴얼이란 회사의 경영이념, 경영전략, 마케팅전략 등을 달성하고 고객에게 최적의 상품과 서비스를 제공하기위해 마련된 표준화된 교범들의 교과서 입니다.
매뉴얼은 업무내용이나 행동양식을 문장화나 도표화를 통해 표준화시켜 누구나 쉽게 따를 수 있도록 간편화와 체계화된 업무지침서로 가맹본부용으로는 경영전략, 상품개발, 시스템개발, 점포개발 및 설계, 교육훈련, 슈퍼바이징용이 있고 가맹점용으로는 점포운영, 상품관리, 서비스, 판촉매뉴얼 등이 있습니다.
가맹점사업자 훈련프로그램은 스킬, 지식, 경영노하우를 가르칠 뿐 만 아니라 프랜차이즈 프로그램에 열정을 갖게하고 상호간의 장점을 위해서 협력할 수 있도록 하며, 기업 경영 스킬을 가르키고 가맹점사업자가 가맹점운영에 있어서 성공에 대한 확신과 욕망을 갖도록 하며 태도를 개선하는데 도움이 됩니다.
오픈전의 가맹점사업자 초기 교육 및 훈련프로그램은 가맹점사업자와 그의 직원들에게 상품과 서비스를 고객들에게 어떻게, 언제나 동일한 방법으로 전달하는지를 가르치기 위한 것입니다.
가맹본부는 본부직원을 채용하여 유니폼만 입히면 끝나는 것이 아닙니다. 신입 직원들에게 가맹본부의 비전, 문화, 프랜차이즈시스템, 가맹점사업자 관리, 고객서비스에 대한 철학을 충분히 습득시켜야 하며 교육과 훈련은 단순하고, 재미있고, 일관성이 있어야 하며 지속적으로 강화되고 실현해야 합니다.
운영매뉴얼에 모든 것이 자세하게 기술되어 있어도 가맹본부의 지원.관리 시스템이 갖추어 있지 않고 가맹점사업자들이 제대로 지키지 않는다면 매뉴얼은 서류뭉치일 뿐입니다. 운영의 동일성과 표준화, 문제 발셍의 최소화, 가맹점의 성과 체크, 가맹점사업자들이 본부의 기준을 잘 지키는지에 대해 주기적인 확인이 필요합니다.
① 재고관리시스템
고객이 원하는 상품구색을 충분히 갖추고 적정 수준의 재고를 유지하기 위해서 재고 관리 계획을 수립해야 합니다. 특히 기초 재고, 상품구색 재고, 신규 재고를 적정선에서 유지하려면 매장과 창고에 있는 제품수량은 제품별 판매빈도, 주문할 상품의 유형과 수량에 대한 정확한 테이터가 필요합니다.
② 물류시스템
공급하는 상품이나 비품의 원할한 공급과 양질의 품질을 유지하기 위해서는 연구.노력해야하고 본사 수익을 낼수 있는 상품이나 공급제품, 비품 등을 지속적으로 개발해야 합니다. 또한 가맹점사업자가 작접 구매하는 것보다 품질이 우수하고 경쟁사대비 가격경쟁력이 있어야 합니다.
③ 경영정보시스템
가맹본부의 정보화는 매출, 재고 등의 경영관리와 분석을 위한 기본이며, POS나 다양한 수단으로 얻어지는 고객, 소비자 평판 등의 정보를 수집, 처리, 축적하는 데이터베이스 시스템을 구축하는 것이 필요합니다. 수집된 정보는 새로운 상품의 개발과 프랜차이즈시스템의 업그레이드를 위한 자료로 활용됩니다.
④ 가맹점관리시스템 웹베이스형
웹베이스형이란 가맹점관리가 웹을 기반으로하는 브라우저(익스플로러, 크롬, 스마트폰 브라우저 등)에서 이루어지는 프로그램입니다. 주요 기능에는 가맹점관리, 물류관리, 영업사원관리, 프로모션관리, 매장찾기, 커뮤니티관리 등 프랜차이즈 본사에서 가맹점관리시 필수적으로 사용해야 하는 프로그램들이 포함되어 있습니다.
| 분류 | 기능 |
| 가맹점관리 | 가맹점별 아이디부여 로그인기능, 가맹점정보 등록/수정, 가맹점 지역별찾기 |
| 물류관리 | 가맹점 자재 수주현황, 발주현황, 가맹점 로그인시 해당 가맹점의 자료열람 가능 |
| 제품관리 | 카데고리 제품별 가격등록, 가맹점 물류 발주시 자동 정산 |
| 조직관리 | 본사 직급별 직원등록, 영업사원 수당 계산 |
| 상담문의관리 | 예비창업자 문의시 내역별 통화내용 조회, 해피콜 담당자 확인 |
| 매출통계관리 | 년.월.일별 매출통계 우수가맹점 순위, 제품별 매출통계, 미수금 통계, |
| 커뮤니티관리 | 이벤트, 공지사항, 묻고답하기 등 커뮤니티 관리 |
| 프로모션관리 | SNS 마케팅, 체험마케팅 집행시 홍보파트너 추적 |
| 가맹점별 직원, 고객관리 | 가맹점별 직원등록, 고객등록 하여 가맹점별 이벤트행사 가능 |
| 기타기능 | 회원관리, SMS 문자메세지, 단체 이메일전송, SNS연동 기능을 포함한 대쉬보드 2.0 제공 |
⑤ 가맹점관리 POS 구조도
⑥ 가맹점 관리감독 프로그램
가맹점 관리감독은 가맹본부의 지적재산권을 보호하고 모든 가맹점사업자들이 시스템의 기준을 지키도록 합니다. 수퍼바이저나 가맹점관리 감독자는 회사의 대표로 가맹점을 지원하고 가맹점사업자의 능력을 업그레이드 하고 새로운 상품과 서비스, 프로모션 프로그램이 잘 이행되도록 하는 중요한 역활을 합니다.
⑦ 인적자원 확보
가맹본부는 가맹점사업자를 모집하고 훈련시키고 운영지원을 제공해야 하며 시스템의 효율적 유지를 위해 관리감독을 해야 합니다. 이러한 임무를 위해 필요한 인적자원은 경험과 전문지식을 갖고 본부의 시스템을 판매하거나 상담하는 세일즈맨과 가맹점사업자를 담당하는 슈퍼바이저 입니다.
결국 가맹본부의 경쟁력은 경험과 전문적인 지식을 갖추고 있는 인재들에게 달려 있습니다. 그러나 처음부터 모든 조직과 부서를 갖추고 사업을 시작할 수는 없기 대문에 본부가 어느정도의 규모를 갖출 때 까지는 소수의 인원과 필요한 부분은 아웃소싱을 통하여 해결해 나가야 합니다.
⑧ 커뮤니케이션
가맹본부와 가맹점간의 정보공유, 서로의 인식과 긴밀한 관계유지를 위해 신중하게 계획한 시스템을 통한 효과적인 의사소통은 프랜차이즈 사업의 개발이나 지속적인 성장을 위해 매우 중요합니다. 의사소통의 방법들에는 매장방문, 뉴스레터, SNS, 본부 홈페이지 등이 있습니다.
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